אישור הנוטריון 

וידוא זהות החותמים על המסמך הנוטריוני

בגדול, ישנן שתי דרכים בהן נוטריון יכול לוודא זהות של אדם שבא לחתום על מסמך: בהתאם לתעודה רשמית שיש בה תמונה של אותו האדם או על סמך הכרות אישית עם אותו האדם. נוטריון יכול לבחור בכל אחת משתי צורות זיהוי אלו כאשר הוא בה לתת אישור נוטריוני אולם במקרים מסוימים הדרך היחידה שבה נוטריון רשאי לזהות אדם היא על סמך תעודה, ובפרט על סמך תעודת זהות או דרכון בלבד. מדובר בכל המסמכים הקשורים למתן ייפוי כח לביצוע עסקאות מקרקעין.

לגבי אישורים נוטריונים הנדרשים שלא עבור עסקאות מקרקעין, ניתן להזדהות גם באמצעות תעודות ציבוריות אחרות ובלבד שהן יהיו מקובלות על הנוטריון וכוללות תמונה, לדוגמה – רישיון נהיגה.

אופן זיהוי החותמים מצוין על גבי האישור הנוטריוני על המסמכים.

זכאות החתימה על מסמך נוטריוני מבחינה משפטית

לעתים החתימה על מסמך נוטריוני מתבצעת בשמו של אדם אחר או בשם תאגיד או חברה. הדבר קורה, לדוגמה, כאשר בידי החותם ייפוי כח מתאים מאת האדם שהיה אמור לחתום על המסמך או כאשר מדובר באפוטרופוס של האדם שהיה אמור לחתום על המסמך.

במקרים אלו, הנוטריון חייב לוודא על סמך ראיות בכתב שמשכנעות אותו  כי לאדם החותם יש אכן זכות לחתום בשם אחר. דוגמאות להצגת ראיות כאלו: הצגת צו בית משפט הקובע אדם כאפוטרופוס, ייפוי כח רלוונטי וכדומה. כאשר הנוטריון השתכנע כי לחותם יש זכות חתימה על המסמך, הוא ישמור אצלו את הראיות בכתב או העתקים מאושרים שלהם ויציין על האישור הנוטריוני עבור המסמכים שנחתמו את הפרטים הבאים:

• מהות הראיה שבידו
• הרשות או האדם שהוציא את הראיה
• מועד להוצאת הראיה (אם מדובר בעותק של הראיה – מועד הוצאת העותק)
• המועד להוצאת המסמך המקורי (כאשר מדובר בהצגת עותק של מסמך מקורי)

ברור הכשרות המשפטית

ישנם מצבים שונים בהם ניתן לערער על חתימה מתוך טענה כי האדם לא היה כשיר לחתום על המסמך בעת החתימה. לפני מתן אישור נוטריוני, על הנוטריון לוודא כי לא זה המצב וכי מבחינה משפטית האדם כשיר לחתום.

מצב אחד שבו אדם אינו כשיר לחתום הוא לדוגמא מצב בו מדובר בחתימה של קטין. כאשר לקטין יש אפוטרופוס, הורים או אפוטרופוס אחר, החתימה של הקטין מותנית בהסכמה או אישור של ההורים או האפוטרופוס. ראשית, הנוטריון יוודא באמצעות תעודה ציבורית דוגמת דרכון, תעודת זהות או לידה מה גילו של החותם. במידה ומדובר בקטין, לפני מתן האישור הנוטריוני הנוטריון יוודא כי יש בידו אישור או הסכמה חתומים מטעם ההורים או האפוטרופוסים של הקטין, לפי העניין. האישור או ההסכמה יכולים להיות על ידי תעודה ציבורית, או אם ההסכמה ניתנה בפניו של הנוטריון. בכל מקרה הנוטריון יוסיף הערה לאישור כי ההסכמה דורשת אישור ואופן הראיות שהאישור אכן ניתן.

מצב אחר הוא כאשר אדם מאושפז בבית החולים או מרותק למיטתו. במצב כזה הנוטריון ידרוש תעודה רפואית המעידה כי האדם כשיר לחתום על מסמכים. נוסח התעודה הרפואית קבוע ועליה להיות חתומה ביום מתן האישור הנוטריוני. גם במקרה זה, הראיה תשמר בידי הנוטריון. גם אם האדם אינו מאושפז או מרותק למיטתו אולם לנוטריון יש חשש שאינו כשיר משפטית, עליו לדרוש תעודה רפואית שמעידה על כשרותו.

ברור חתימה מרצון חופשי

לפני מתן אישור נוטריוני על הנוטריון לוודא גם כי החתימה נעשית מתוך הבנה של הדברים עליהם החותמים חותמים וכי החתימה עצמה נעשתה מתוך רצון חופשי. על מנת לוודא נושאים אלו, ייתכן והנוטריון יצטרך להסביר ולבאר את תוכן המסמך עבור החותם, לתרגם את המסמך עבור אדם ששפת אמו שונה משפת המסמך או להיעזר באמצעי עזר כגון הקראת המסמך לכבדי ראייה או כל אמצעי אחר שבו הנוטריון ימצא לנכון להשתמש על מנת לוודא כי החותם מבין את תוכן המסמך עליו הוא חותם ואת השלכות החתימה על המסמך.

מעבר לכך, על הנוטריון לוודא כי החתימה נעשית מרצון חופשי וללא  שנכפה על האדם לחתום על המסמך או שהופעל עליו לחץ לא סביר לחתימה כגון איומים, סחיטה וכדומה לדוגמה הסכם ממון.