אפוסטיל נוטריון

סמכות אפוסטיל

תפקיד דומה יש לאישור נוטריוני של מסמכים, אך אישור נוטריוני הוא מקומי בלבד. אחת הדרכים לעקוף בעיה זו היא קבלת חותמת אפוסטיל המאשרת את סמכות הנוטריון על פי דיני המדינה שהנפיקה את האפוסטיל. בדרך זו ניתן לקבל חותמת אפוסטיל לא רק על תעודות ומסמכים רשמיים אלא גם על תרגום נוטריוני של מסמכים.

אשרור מסמכים בינלאומי

אשרור מסמכים הוא הליך מורכב,  במיוחד כאשר מדובר בהליכים בין מדיניים בהם יש לאשרר מסמך או תעודה שהונפקו במדינה אחת ולקבלם כחלק מתהליך המתנהל במדינה אחרת.

אמנת האג לביטול הצורך בחקיקה למסמכי חוץ ציבוריים, או באנגלית:  Hague Convention Abolishing the Requirement for Legalization for Foreign Public Documents היא אמנה בינלאומית שנוסחה בוועידת האג בנושא משפט בינלאומי פרטי, לצורך פישוט תהליך ההכרה במסמכים ציבוריים בין המדינות החתומות על האמנה. האמנה נקבעה ביום 5 באוקטובר 1961. אמנת האג מפרטת את הדרכים שבאמצעותן מסמך שהופק באחת המדינות החתומות יכול להיות מאושר לצורך הכרה משפטית בכל שאר המדינות החתומות. האישור נקרא אפוסטיל והוא דומה במעמדו לחותם נוטריון, אלא שהאחרון הוא בעל תוקף משפטי מקומי בלבד אלא עם כן הוחתם בחותמת אפוסטיל של משרד המשפטים המאשרת את היותו של הנוטריון כנוטריון מוסמך ומוכר על ידי המדינה.

את האפוסטיל יכולים לתת אך ורק הרשויות המוסמכות במדינה. על פי הוראות האמנה, הרשויות המוסמכות לתת אפוסטיל במדינת ישראל הם משרד החוץ, רשמים של בתי משפט השלום ועובדי מדינה שמונו לתפקידם על ידי שר המשפטים בהתאם לחוק הנוטריונים, ה’תשל”ו-1976. פקידים מוסמכים לעניין זה יושבים ברבים מבתי המשפט ברחבי הארץ.

כדי להיות זכאי לחותמת אפוסטיל, המסמך חייב להיות מאושר תחילה על ידי פקיד המוכר על ידי הרשות הנותנת את האפוסטיל: מסמך המאושר בחותם נוטריון, יוכר על ידי פקיד בית המשפט המוסמך לאחר שיוודא כי הנוטריון מופיע ברשימת הנוטריונים המוסמכים על ידי שר המשפטים. תעודת תואר אקדמי מישראל תהיה חייבת תחילה בחותמת משרד החינוך בטרם תאושר  ותקבל חותמת אפוסטיל של משרד החוץ.

כיום, מדינות רבות חתומות על האמנת האג אך עדיין ישנן מדינות שאינן חתומות על האמנה זו. על מנת לאשרר מסמכים עבור מדינות שאינן חתומות על האמנת האג התהליך דומה אך כולל שלבים נוספים, ובפרט בשלב האחרון יש לגשת עם המסמך, תרגומו וכן האימותים שניתנו על ידי משרדי הממשלה לקונסוליה המדינה הזרה בארץ ולקבל אישור שלהם בנוסף על היות המסמך מסמך חוקי ועל התרגום כתרגום נאמן למקור.

סוגי חותמת אפוסטיל ברחובות

ישנם סוגים שונים של חותמות אפוסטיל או אשרור תעודות ומסמכים רשמיים. חותמת משרד המשפטים ניתן לקבל בכל בית משפט השלום ובמרבית מבתי המשפט בארץ. מתן חותמת של משרד המשפטים מותנית בקבלת אישור נוטריוני על אימות המסמך או תרגומו. חותמת של משרד המשפטים מעידה כי חותמת הנוטריון וחתימתו הושוו למידע הקיים במשרד המשפטים והוא מאשר שהנוטריון שאימת מסמך או תרגום מסמך בחותמו וחתימתו הוא אכן נוטריון מוכר על ידי מדינת ישראל.

מדינות רבות בעולם מסתפקות בחותמת משרד המשפטים לתרגום תעודות ומסמכים רשמיים של מדינת ישראל אך ישנם מספר מקרים המחייבים קבלת חותמת או חותמות שונות.

לרב, החותמת הנוספת הנדרשת היא של משרד החוץ. למשרד החוץ יש את הסמכות לאשר כי מסמכים ותעודות המוצגים לו הם מסמכים ותעודות רשמיות שהונפקו בישראל. חותמת זו ניתן לקבל במשרדי משרד החוץ בירושלים בלבד.

מקרים בהם נדרש אשרור נוסף של מסמכים

במקרים מסוימים, נדרש אשרור נוסף של מסמכים ותעודות. משרד החינוך, לדוגמה, מאמת חתימות של מורשי חתימה, החתומים על מסמכים רשמיים (תעודות, אישורים, גיליון ציונים וכיו”ב) של בתי ספר יסודיים, בתי ספר תיכוניים ומוסדות להשכלה גבוהה ומכללות המוכרים בישראל. אימות החתימה מאפשר הטבעת “אפוסטיל” על ידי המחלקה הקונסולארית במשרד החוץ, הנדרשת לתלמידים ישראלים המבקשים ללמוד במוסדות חינוך בחו”ל. ניתן להחתים תעודת בגרות מקורית ישירות במשרד החוץ, העתק נאמן למקור של תעודת בגרות יש להחתים ראשית במשרד החינוך. תעודות אקדמיות ותעודות בית ספר יש להחתים ראשית במשרד החינוך.

מחלקת הנישואין במשרד לשירותי דת אחראית על אשרור תעודות נישואין למדינות ושגרירויות זרות עבור אחד מבני הזוג המעוניין לקבל אזרחות נוספת. לפני קבלת אפוסטיל יש לקבל חתימה מאחד מבתי הדין הדתיים, בהתאם לדתו של המבקש.

בעת הגשת אישורים רפואיים לצרכים שונים, בעיקר בחו”ל, נדרש אישור כי הרופא החתום על מסמכיו הרפואיים של הפונה הוא אכן בעל רישיון תקף לעבוד ברפואה בישראל.דוגמאות לתהליכים בהם נדרש האישור: קבלת אזרחות זרה, הגשת מסמכים לאימוץ מחו”ל, שינוי מין במשרד הפנים. אישור זה ניתן במשרד הבריאות. רופא מורשה בלשכת הבריאות המחוזית, אשר חתימתו מוכרת במשרד החוץ יוסיף את חתימתו על המסמכים הרפואיים המוצגים, דבר אשר יאפשר קבלת חותמת אפוסטיל על מסמכים אלו.

תעודות צבאיות יש להחתים על ידי קצין פניות הציבור לפני קבלת חותמת אפוסטיל עליהם.

 

כאשר המדינה אליה המסמכים נדרשים אינה חתומה על אמנת האג

תהליך אימות ואשרור המסמכים הישראלים מעט סבוך יותר כאשר מדובר במסמכים המיועדים למדינה אשר אינה חתומה על האמנת האג. במקרה זה יש לציין במעמד אימות המסמכים במשרד החוץ ובבתי המשפט כי המסמכים מיועדים למדינה שאיננה חתומה על האמנת האג. האימות שבו המסמכים יוחתמו הוא חותמת חליפים לחותמת אפוסטיל.

לפני השימוש במסמכים אלו ועל מנת להשלים את תהליך אימות המסמכים והתעודות יש לגשת עם המסמכים ותעודות לאחר שעברו את כל שרשרת האימותים הנדרשים אל הקונסוליה של הדמינה הזרה בארץ ולאשר את אימות המסמכים דרכם. במידה ושלב זה לא יתבצע, המסמכים לא יוכרו במדינה הזרה למרות כל האימותים שעברו בארץ.

שירות אפוסטיל על ידי נוטריון

שירותי אפוסטיל הניתנים על ידי נוטריון מבטיחים כי המסמכים יוכרו במדינה אליה הם נועדו.  נוטריון יכול לעזור בייעוץ וקבלת האישורים,האימותים וחתימות הנדרשות עבור המסמכים השונים ומדינות היעד השונות. מדובר בהליך, שלמרות שאמנת האג באה לפשט אותו, הוא נותר הליך מורכב במקרים מסוימים.

במקרים בהם המסמכים הונפקו על ידי מדינה שאיננה מדינת ישראל ונדרשים לשימוש בישראל או במדינה אחרת, הנוטריון יוכל לעזור בהשגת האימותים הנדרשים במדינה בה המסמכים הונפקו והכרת התהליכים המדיניים והמשפטים הנהוגים באותה המדינה לקבלת האישורים הנדרשים.

במרבית המקרים, כאשר נדרש אישור אפוסטיל של משרד המשפטים למסמכים נוטריוניים, נוטריון יכול לתת שירותי אפוסטיל בנוסף על שירותי אימות המסמכים.

 

אימות ואשרור מסמכים על מנת שיקבלו תוקף בינלאומי הוא פרויקט לא פשוט בפני עצמו. כדי לקבל את האשורים המתאימים ולהחתים בחותמות הנכונות יש צורך לקחת בחשבון את מדינת היעד אליה המסמך מיועד, סוג המסמך והאישורים שהוא אמור לקבל לפני קבלת חותמת אפוסטיל, וסוג חותמות אפוסטיל הנדרשות בהתאם לשימוש במסמכים.

אילו מסמכים יוכרו כמסמכי אפוסטיל?

תעודה ציבורית היא תעודה שניתנה על ידי אחד הגופים המוזכרים בסעיף 29 לפקודת הראיות (תשל”א, שנת 1971): תעודה שהופקה על ידי עובד מדינה, רשות מקומית, משרד ממשלתי, בית משפט, בית דין, אחד הגופים הרשמיים של מדינת ישראל, גוף שמוגדר כבעל סמכות מעין שיפוטית ועוד.
על מנת שלתעודה ציבורית שניתנה במדינה מסוימת יהיה תוקף משפטי במדינה אחרת, יש צורך לאמת ולאשר אותה. בהתאם, מי שמציג בישראל מסמך רשמי של מדינה זרה, צריך לדאוג להציג את המקור בלבד. אם התעודה לא כתובה בעברית, ערבית או אנגלית, יש לצרף למסמך המקור תרגום של התעודה – מה שיידרש גם בעת הצגת מסמך במדינה זרה.

מהו אפוסטיל?

ישנם שני סוגי אישורי אפוסטיל . האחד הוא אישור לנכונות התרגום של התעודה הציבורית הזרה משפת המקור לשפת היעד. משמעותו היא שהתעודה הציבורית מקורית ושהיא הונפקה כדין. אפוסטיל נוסף מתייחס לאימות זהותו של הנוטריון – עורך דין בעל ותק, המוסמך לאשר את תוקפן של תעודות ציבוריות. אימות זה אינו מתייחס לתוכן המסמך.
עד לכינונה של אמנת האג בשנת 1961, היה צורך ראשית לאמת את התעודה הציבורית ברשות שבה הונפקה התעודה. בשלב השני נדרש האדם לאמת את החתימה במשרד החוץ של המדינה בה הוא גר ולבסוף לאמת את חתימת משרד החוץ בנציגות הקונסולרית או הדיפלומטית של המדינה בה הוא מעוניין לעשות שימוש במסמך.

אילו מסמכים יוכרו כמסמכי אפוסטיל?

אמנת האג קובעת את הכללים להכרה במסמך אפוסטיל. על אמנה זו חתומות מרבית מדינות אירופה, ארה”ב ומדינות נוספות באפריקה ואסיה. תנאי מקדים להכרה באפוסטיל הוא אישור הפקיד המוסמך באותה רשות שנותנת חותם אפוסטיל, על המסמך ועל נכונותו.

כיצד מתבצעת פרוצדורה זו בישראל?

לפי הוראות האמנה, את החותם יכולות לתת רק הרשויות המוסמכות באותה מדינה. בישראל מי שמוסמך לתת את החותם הם רַשַמי בית משפט שלום, משרד החוץ ועובדי מדינה שמינה שר המשפטים לפי חוק הנוטריונים תשל”ו 1976. לאחר קבלת החותם, אין צורך לאמת את המסמך בנציגות המדינה הזרה.
כך, אפוסטיל שמעיד על נכונות התעודה הזרה, יינתן על ידי הרשויות המוסמכות במדינה בה מתגורר בעל המסמך, לפי התקנות ליישום הוראות האמנה. לעומת זאת, אפוסטיל על זהות הנוטריון ניתן על ידי משרד המשפטים, לאחר שאנשיו וידאו שהאדם רשום בפנקס הנוטריונים על פי חוק.
החוק קובע תנאים לכשירות האדם לכהן כנוטריון ובהם: ותק מקצועי מעל 10 שנים,היעדר הרשעה בעבירה שיש עימה קלון ועוד. קבלת האישור לעסוק במקצוע מותנית, החל משנת 2008, בתשלום אגרה בסך 30 שקלים.
מה ההבדל בין אפוסטיל ותעודה אחרת?
אמנת האג לא תחול במדינות שאינן חתומות עליה. במקרה זה, האישור הנדרש הוא אישור תעודה אחרת – אישור שלא כרוך בתשלום אגרה, אך מדובר בהליך שונה. במדינות שבהן לא חלה האמנה, אימות של תעודה ציבורית כרוך בשרשרת פעולות ארוכה, שנחסכת כאמור באמצעות האפוסטיל.

למה לפנות לנוטריון לשם קבלת אפוסטיל?

משרדי נוטריון מספקים שירותים שונים לציבור לקוחותיהם, ובהם גם קבלת שני הסוגים של האפוסטיל אותם ציינו קודם. על אף האמנה, קבלת האישור כרוכה עדיין בלא מעט הליכים ביורוקרטיים. פנייה למשרד נוטריון מייעלת את ההליכים, כך במקום שאתם תנהלו את ההליכים מול המשרדים השונים, הנוטריון הוא שיפעל לשם קבלת חותם אפוסטיל.